КЭДО в Битрикс24: что это и кому подходит
Кадровый электронный документооборот избавляет от бумажных заявлений, приказов и бесконечных подписей. Особенно он полезен компаниям с филиалами и удалёнными сотрудниками. Разбираем, как это устроено, что нужно сделать до перехода и как КЭДО работает в Битрикс24.
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот — это ведение кадровых документов в электронном виде: заявления, приказы, графики отпусков, ознакомление с локальными актами, расчётные листки. Документы создаются, подписываются и хранятся в электронной системе, а не на бумаге.
С 2022 года порядок электронного кадрового документооборота закреплён в Трудовом кодексе. Это значит, что электронный документ, оформленный по правилам, имеет такую же силу, как бумажный.
Какие задачи решает
- сотруднику не нужно приходить в офис, чтобы подписать заявление на отпуск;
- кадровику не нужно собирать подписи по кабинетам и филиалам;
- документы хранятся в одном месте и легко находятся;
- проще работать с удалёнными и территориально распределёнными сотрудниками;
- меньше расходов на печать, курьеров и хранение архива;
- видно, кто ознакомился с документом, а кто нет.
Какие документы переводят в электронный вид
| Документ | Кто подписывает |
|---|---|
| Заявление на отпуск | Сотрудник, руководитель |
| Приказ об отпуске, командировке | Работодатель, сотрудник для ознакомления |
| Ознакомление с локальными актами | Сотрудник |
| График отпусков | Работодатель, ознакомление сотрудников |
| Расчётные листки | Работодатель |
| Служебные записки | Сотрудник, руководитель |
Некоторые документы закон до сих пор требует оформлять на бумаге — например, трудовую книжку в бумажной форме для тех, кто её сохранил, и ряд документов по охране труда. Перечень исключений стоит уточнить у юриста или кадровика.
Что важно учесть до перехода
- Законодательство. Переход на КЭДО требует соблюдения порядка, установленного Трудовым кодексом: локальный акт о КЭДО, уведомление сотрудников, письменное согласие каждого сотрудника, который был принят до перехода. Новых сотрудников можно принимать сразу с электронным документооборотом.
- Электронные подписи. Для разных документов нужны разные виды подписи: для одних достаточно простой, для других требуется усиленная. Работодатель обычно подписывает усиленной квалифицированной подписью.
- Интеграция с кадровым учётом. Если кадровый учёт ведётся в 1С, продумайте обмен данными: сотрудники, должности, приказы. Подробнее — в статье о связке 1С:ЗУП и Битрикс24.
- Хранение. Электронные документы должны храниться установленные сроки и быть доступны по запросу проверяющих органов.
- Обучение. Сотрудникам нужно показать, как подписывать документы, — особенно тем, кто редко работает с компьютером.
Мы не юристы, поэтому юридическую часть перехода — локальные акты, согласия, перечень документов — стоит согласовать с юристом или кадровым специалистом.
КЭДО и Битрикс24
В Битрикс24 есть инструменты для кадрового документооборота и подписания документов. Удобство в том, что сотрудники уже работают в портале: заявления оформляются там же, где задачи и чаты, а подписание доступно и с телефона. Возможности и условия подключения зависят от тарифа и периодически расширяются, поэтому актуальный состав функций уточняйте перед стартом.
Как это обычно выглядит:
- Сотрудник выбирает в портале тип заявления, например отпуск, и заполняет даты.
- Заявление уходит на согласование руководителю.
- Кадровик формирует приказ, руководитель подписывает.
- Сотрудник получает приказ для ознакомления и подписывает с телефона.
- Документы сохраняются в электронном архиве.
Связанные внутренние процессы — заявки на командировки, оборудование, онбординг — удобно строить на бизнес-процессах и смарт-процессах. Подробнее — в статье об онбординге сотрудников.
Кому подходит
- компаниям с удалёнными сотрудниками и филиалами;
- компаниям с большим кадровым документооборотом;
- тем, кто уже работает в Битрикс24 и хочет собрать всё в одном портале;
- компаниям со сменным персоналом, где сложно собрать подписи в одно время.
С чего начать
Начните с простых документов — заявлений на отпуск и ознакомления с локальными актами. Это быстро показывает пользу и даёт сотрудникам привыкнуть. Приказы и более сложные документы подключайте вторым этапом.
План перехода
| Шаг | Что делаем |
|---|---|
| 1 | Определяем перечень документов для перевода |
| 2 | Готовим локальный акт и уведомления с юристом |
| 3 | Собираем согласия сотрудников |
| 4 | Настраиваем портал, подписи и шаблоны |
| 5 | Обучаем сотрудников и кадровиков |
| 6 | Запускаем на одном типе документов, затем расширяем |
Частые ошибки
- начать без локального акта и согласий;
- перевести сразу все документы и запутать сотрудников;
- не продумать, как будут подписывать сотрудники без рабочего компьютера;
- не наладить обмен с кадровым учётом — данные приходится вносить дважды.
Частые вопросы
Можно ли заставить сотрудника перейти на КЭДО?
Для сотрудников, принятых до перехода, нужно их согласие. Новых сотрудников можно сразу оформлять в электронном виде.
Нужна ли сотрудникам своя электронная подпись?
Для многих документов сотрудники могут использовать простую или неквалифицированную подпись, но вид подписи зависит от документа. Уточняйте с юристом.
Поможем настроить кадровые процессы и документооборот в рамках внедрения Битрикс24.