Счета и оплаты: как связать 1С и сделки в Битрикс24

Зачем это нужно

Без связки процесс выглядит так: менеджер пишет бухгалтеру «выставь счёт на такие товары для такой компании», бухгалтер вводит данные в 1С, отправляет счёт менеджеру, тот пересылает клиенту. Потом менеджер несколько раз спрашивает, пришла ли оплата. В CRM сделка «висит» на этапе «Счёт», хотя деньги давно на счёте.

Последствия:

• задержки с отправкой счёта клиенту;
• ошибки в реквизитах и суммах при ручном вводе;
• отчёты по продажам в CRM не совпадают с 1С;
• отгрузка начинается позже, чем могла бы.

Как это работает

1. Менеджер на этапе «Счёт» нажимает кнопку или робот создаёт счёт в 1С по данным сделки.
2. Счёт формируется в 1С по всем правилам учёта и прикрепляется к сделке.
3. Менеджер отправляет счёт клиенту из CRM — письмом или в мессенджер.
4. Когда в 1С приходит оплата, статус передаётся в Битрикс24.
5. Триггер переводит сделку в «Оплачено», роботы запускают следующие шаги: задачу на отгрузку, письмо клиенту.

Что получает менеджер

• счёт без ручного ввода в 1С;
• статус оплаты прямо в сделке;
• автоматическую задачу, если счёт не оплачен в срок;
• возможность сразу ответить клиенту, пришла ли оплата.

Что получает бухгалтерия

• счета создаются по шаблонам и правилам учёта;
• меньше звонков «а оплатили ли?»;
• контрагенты приходят с корректными реквизитами по ИНН;
• не нужно вручную сообщать менеджерам о поступлениях.

Что получает руководитель

• воронка, в которой оплаты отражены вовремя;
• отчёт по неоплаченным счетам по менеджерам;
• сверка выручки в CRM и 1С без ручной работы.

Контроль дебиторской задолженности

• роботы напоминают клиенту об оплате через N дней после выставления счёта;
• руководитель видит неоплаченные счета в отчёте CRM;
• ИИ-агент отвечает менеджеру на вопрос «какой долг у клиента?» по данным 1С — см. MCP в Битрикс24.

Подробнее о работе с долгами — в статье о дебиторской задолженности в CRM.

Частичная оплата

Продумайте, как обрабатывать частичные оплаты: остаётся ли сделка на этапе «Счёт» или переходит на отдельный этап «Частично оплачено». Для услуг с предоплатой удобно иметь этап «Предоплата получена», после которого начинается работа.

Ситуация	Как отразить в CRM
Полная оплата	Этап «Оплачено», задача на отгрузку
Частичная оплата	Этап «Частично оплачено», сумма оплаты в поле
Предоплата по договору	Этап «Предоплата получена», старт работ
Переплата	Уведомление бухгалтерии и менеджеру

Онлайн-оплата

Если клиенты платят картой или через СБП по ссылке, оплата может приходить напрямую в Битрикс24 — ещё до того, как её отразит 1С. Тогда важно договориться, какая система главная для статуса оплаты, чтобы сделка не двигалась дважды. Подробнее — в статье о приёме оплаты из CRM.

Что нужно для настройки

• связка Битрикс24 и 1С — коннектор или своя интеграция;
• единые справочники контрагентов (по ИНН) — подробнее в статье об обмене контрагентами;
• товары в сделке из каталога, синхронизированного с 1С;
• описанный процесс: кто выставляет счёт и когда;
• правило, какой документ в 1С считается оплатой.

Частые проблемы

• Счёт создаётся без товаров — товары в сделке введены вручную, а не из каталога.
• Оплата не приходит в CRM — документ оплаты не связан с заказом или счётом в 1С.
• Дубли контрагентов — нет сопоставления по ИНН.
• Счёт от неправильной организации — не задано правило выбора организации.

Частые вопросы

Можно ли выставлять счета из Битрикс24 без 1С?

Да, по шаблонам документов CRM. Но если учёт ведётся в 1С, счёт всё равно придётся отразить там, поэтому лучше создавать его сразу в 1С. Подробнее — в статье о документах и шаблонах.

Как быстро оплата появляется в CRM?

Зависит от частоты обмена: по расписанию — с задержкой до следующего сеанса, по событию — почти сразу после проведения документа в 1С.

Настроим под ваш процесс — интеграция Битрикс24 с 1С.