Учёт рабочего времени в Битрикс24: как настроить и использовать
Учёт рабочего времени в Битрикс24 помогает понять, сколько на самом деле работает команда и на что уходит время: на клиентов, внутренние задачи или совещания. Рассказываем, что умеет система, как её настроить и как внедрить учёт так, чтобы он помогал, а не раздражал.
Что умеет Битрикс24
- Рабочий день. Сотрудник начинает и заканчивает день кнопкой; видно опоздания, перерывы и переработки.
- Графики работы. Для разных отделов — свои графики и правила: пятидневка, сменный график, гибкое начало.
- Учёт времени по задачам. Можно включить таймер в задаче и видеть, сколько часов ушло на неё.
- Отчёты. Сводка по сотрудникам и отделам за период: отработанное время, нарушения, переработки.
- Отсутствия. График отпусков, больничных и командировок в одном календаре.
- Отчёты о работе. Сотрудник может отправлять руководителю ежедневный или еженедельный отчёт.
Для чего это нужно
- понять реальную загрузку команды;
- считать трудозатраты по проектам и клиентам;
- справедливо распределять нагрузку;
- контролировать удалённых сотрудников без микроменеджмента;
- планировать отпуска и замены.
Рабочий день и графики
Начало и конец рабочего дня отмечаются в портале или мобильном приложении. Для каждого отдела можно задать свой график: время начала, допустимое опоздание, длительность дня, перерывы.
Важная настройка — что считать нарушением. Если в компании гибкий график, жёсткий контроль опозданий только создаст лишние уведомления. Лучше контролировать общее отработанное время за неделю.
Для производств и компаний со сменами полезно, чтобы роботы и сроки задач учитывали смены и производственный календарь. Для этого мы сделали робота смен и производственного календаря.
Учёт времени по задачам
Особенно полезен для компаний, которые продают часы: внедрение, разработка, консалтинг, дизайн. Видно, сколько времени ушло на клиента и окупился ли проект.
Как это работает:
- В задаче включается учёт времени и, при необходимости, плановая оценка.
- Сотрудник запускает таймер, когда начинает работу, или вносит время вручную.
- В отчёте видно фактическое время против планового по задачам, проектам и сотрудникам.
Если задачи связаны со сделками или проектами клиентов, можно посчитать трудозатраты на клиента и сравнить с тем, сколько он заплатил. Подробнее о задачах — в статье о задачах и проектах.
Пример для сервисной компании
Компания продаёт абонентское обслуживание: клиент платит фиксированную сумму в месяц за определённое число часов. Сотрудники учитывают время в задачах клиента. В конце месяца руководитель видит, сколько часов фактически ушло, и понимает, какие клиенты убыточны и кому пора предложить расширенный пакет.
Удалённые сотрудники
Для удалённой работы учёт рабочего дня помогает договориться о простых правилах: когда сотрудник на связи и сколько работает. Но контролировать удалёнщиков лучше по результату — выполненным задачам и сделкам, — а не по минутам у компьютера.
Подводные камни
- Тотальный контроль демотивирует. Объясните команде, зачем учёт нужен, и начните с прозрачных правил.
- Формальное нажатие кнопки. Если учёт никто не смотрит, сотрудники быстро перестают относиться к нему серьёзно.
- Неучтённые форматы работы. Командировки и выезды к клиентам продумайте заранее.
- Учёт ради учёта. Если данные не используются для решений — загрузки, ценообразования, планирования, — не тратьте на них силы.
Как внедрить
- Определите цель: загрузка, трудозатраты или дисциплина. От цели зависят настройки.
- Объясните команде, зачем это нужно и как будут использоваться данные.
- Настройте графики для отделов, с учётом гибкости там, где она есть.
- Включите учёт по задачам там, где он нужен для расчёта стоимости работ.
- Через месяц разберите отчёты вместе с руководителями отделов и решите, что менять.
Что смотреть в отчётах
| Отчёт | Зачем |
|---|---|
| Отработанное время по сотрудникам | Загрузка и переработки |
| Время по задачам и проектам | Себестоимость работ |
| План против факта по задачам | Точность оценок |
| Отсутствия | Планирование замен |
Частые вопросы
Можно ли отмечать начало дня с телефона?
Да, через мобильное приложение. Можно также ограничить отметку определёнными условиями, если это важно.
Заменяет ли учёт в Битрикс24 табель для расчёта зарплаты?
Данные учёта помогают, но официальный табель обычно ведётся в кадровой системе, например в 1С:ЗУП. Подробнее — в статье о связке 1С:ЗУП и Битрикс24.
Можно ли посчитать время на клиента?
Да, если задачи по клиенту связаны с его сделкой или проектом и в них ведётся учёт времени.
Настроим учёт времени и отчёты в рамках внедрения Битрикс24.