Задачи и проекты в Битрикс24: как навести порядок в команде
Задачи в Битрикс24 есть у всех, а порядка — не у всех. Сотни просроченных задач, которые никто не закрывает, поручения в чате, которые теряются, и руководитель, который не понимает, что происходит. Рассказываем, какие правила и настройки превращают список задач в рабочий инструмент.
Почему задачи превращаются в хаос
- задачи ставят без срока, и они висят месяцами;
- у задачи пять ответственных — и никто не отвечает;
- в названии «Договор», а что с ним сделать — непонятно;
- поручения дают в чате и устно, а в задачи переносят выборочно;
- выполненные задачи не закрывают, а неактуальные не удаляют.
В результате список задач перестаёт отражать реальность, и сотрудники снова начинают вести дела в блокнотах.
Правила постановки задач
- Один ответственный. Соисполнители — помогают, но отвечает один.
- Срок обязателен. Задача без срока — пожелание.
- Результат в названии. Не «Договор», а «Отправить договор ООО Ромашка на подпись».
- Чек-лист для сложных задач. Видно, что сделано и что осталось.
- Наблюдатели — только те, кому нужно. Иначе уведомления превращаются в шум.
- Контроль результата. Для важных задач включайте приёмку постановщиком: задача закрывается, только когда постановщик подтвердил результат.
Эти правила стоит записать в короткий регламент и показать каждому новому сотруднику. Подробнее — в статье о регламенте работы в CRM.
Проекты
Для работы с несколькими участниками и этапами создавайте проекты (группы). В проекте удобно видеть задачи на канбане, обсуждать в чате проекта, хранить файлы и смотреть сроки. У проекта есть владелец, участники и собственные права.
Когда нужен проект:
- работа длится больше пары недель и в ней участвует несколько человек;
- есть общий результат и сроки;
- нужно общее пространство для файлов и обсуждений.
Для гибких команд в проектах есть режим Скрама — подробнее в статье о канбане и Скраме в Битрикс24.
Канбан и «Мой план»
Канбан помогает видеть движение задач по этапам: «Новые», «В работе», «На проверке», «Готово». Этапы можно настроить под процесс команды.
Личный план позволяет каждому сотруднику распределить свои задачи по дням и неделям, не меняя сроков. Это удобный способ планировать день, особенно когда задач много.
Шаблоны задач
Повторяющиеся задачи — по шаблону: ежемесячный отчёт, онбординг нового сотрудника, подготовка к выставке. Можно настроить регулярные задачи, которые создаются сами по расписанию. Подробнее — в статье о шаблонах и регулярных задачах.
Связь с CRM
Задачи по клиенту ставятся из карточки сделки — тогда они видны в истории клиента. Роботы могут создавать задачи автоматически на этапах воронки, а приложения — изменять и закрывать их при движении сделки. Подробнее — в статье об автоматизации задач в CRM.
Для простых напоминаний «перезвонить» в CRM удобнее использовать дела, а не задачи: они не засоряют общий список задач.
Контроль
- отчёт по просроченным задачам по отделам;
- эффективность сотрудников — процент задач, выполненных в срок;
- уведомления о просрочке руководителю;
- фильтры «Просрочены», «Без срока», «Ждут контроля».
Раз в неделю полезно проводить «чистку»: закрыть выполненное, удалить неактуальное, перенести сроки с объяснением.
Учёт времени
Для задач, где важно знать трудозатраты, включается учёт времени: сотрудник запускает таймер или вносит время вручную. По этим данным строятся отчёты по загрузке и считается себестоимость работ. Подробнее — в статье об учёте рабочего времени.
ИИ в задачах
BitrixGPT помогает составить задачу с чек-листом по описанию своими словами и сделать выжимку из длинного обсуждения в комментариях. Это экономит время, когда задача обросла десятками комментариев и новому участнику нужно быстро понять суть.
Ветки и группировка
В длинных задачах обсуждение бывает трудно читать. Мы сделали приложения «Ветки диалогов в задачах» — чтобы отвечать на конкретный комментарий, а не в общую ленту, и «Группировка задач» — чтобы объединять связанные задачи и видеть их вместе.
Частая ошибка
Ставить задачи в чате «на словах». Договорились в переписке — сразу создайте задачу из сообщения: в Битрикс24 это делается в пару кликов, и договорённость не потеряется.
Другие ошибки:
- закрывать задачи без результата, «чтобы не висели»;
- ставить всё на руководителя как наблюдателя;
- использовать задачи вместо CRM для работы с клиентами.
Как внедрить порядок
| Шаг | Что делаем |
|---|---|
| 1 | Договариваемся о правилах постановки задач |
| 2 | Разбираем старые задачи: закрываем, удаляем, переносим |
| 3 | Создаём проекты для долгих работ |
| 4 | Настраиваем шаблоны и регулярные задачи |
| 5 | Руководители ставят задачи только в системе |
| 6 | Еженедельно смотрим отчёт по просрочкам |
Частые вопросы
Сколько задач нормально для одного сотрудника?
Важно не количество, а то, что все задачи актуальны и имеют реалистичные сроки. Сотни открытых задач обычно означают, что список не чистят.
Можно ли ставить задачи внешним исполнителям?
Да, через экстранет: внешние участники работают в отдельных проектах и видят только свои задачи.
Поможем навести порядок в задачах и проектах при внедрении Битрикс24.