BI-конструктор Битрикс24: отчёты, которые нужны руководителю
Когда встроенных отчётов CRM становится мало, на помощь приходит BI-конструктор. Рассказываем, для чего он нужен, какие дашборды стоит построить первыми, как подготовить данные и как сделать так, чтобы руководитель действительно открывал эти отчёты каждую неделю.
Чем BI отличается от отчётов CRM
Встроенные отчёты CRM показывают данные по сделкам, лидам и активностям в готовом виде: воронка, план-факт, эффективность менеджеров. Их удобно смотреть сразу, без настройки. Но у них есть ограничения: фиксированные срезы, мало возможностей объединить разные сущности, сложно смотреть длинную динамику.
BI-конструктор позволяет:
- строить свои дашборды с любыми срезами и фильтрами;
- объединять данные CRM — сделки, смарт-процессы, задачи, звонки;
- делать сводные таблицы и графики для руководства;
- смотреть динамику за длинные периоды;
- подключать данные из внешних источников.
| Отчёты CRM | BI-конструктор | |
|---|---|---|
| Настройка | Готовые, минимальная | Свои дашборды, нужно собрать |
| Срезы | Стандартные | Любые |
| Объединение данных | Ограниченно | Да |
| Внешние источники | Нет | Да |
| Для кого | Руководитель отдела, менеджеры | Руководство, аналитик |
Какие дашборды строить первыми
Продажи
Выручка по месяцам, план-факт, средний чек, конверсия воронки, прогноз по открытым сделкам. Главный вопрос дашборда: выполним ли мы план и где проседаем.
Менеджеры
Сравнение по сделкам, сумме, конверсии и активностям в одном экране. Полезно добавить время ответа на заявку и долю просроченных задач.
Маркетинг
Источники заявок и их конверсия в оплату, стоимость клиента по каналам. Для стоимости нужно загрузить расходы на рекламу — вручную или из внешнего источника. Подробнее — в статье о сквозной аналитике.
Клиенты
Повторные покупки, отток, крупнейшие клиенты по выручке, клиенты, которые давно не покупали. Подробнее — в статье об ABC-анализе клиентов.
Операционный
Для производства и сервиса — сроки выполнения заказов по этапам смарт-процесса, загрузка исполнителей, просрочки.
Что нужно для начала
- Чистые данные. BI красиво покажет любой мусор. Сначала дубли, заполненные суммы и источники. Подробнее — в статье о дублях в CRM.
- Список вопросов. Какие решения руководитель хочет принимать по отчётам. Не «хочу видеть всё», а «хочу понимать, какой канал рекламы урезать».
- Ответственный. Кто-то должен поддерживать дашборды, когда меняются процессы, воронки и поля.
- Единые справочники. Источники, отрасли, причины отказа — списками, а не текстом.
Как спроектировать дашборд
- Один дашборд — один вопрос. «Как идут продажи этого месяца», «какие каналы работают».
- Сверху — главные цифры, ниже — детали и разбивки.
- Сравнение важнее абсолютных значений: с планом, прошлым месяцем, прошлым годом.
- Не больше 6–8 графиков на одном экране.
- Понятные подписи: не «Сумма UF_CRM_123», а «Сумма оплаченных сделок».
Данные из 1С
Для полной картины в отчётах нужны не только сделки, но и реальные оплаты и отгрузки. Их даёт интеграция Битрикс24 с 1С. Когда оплаты из 1С попадают в CRM, в BI можно строить отчёты по фактическим деньгам, а не только по плановым суммам сделок.
Внешние BI-системы
Данные Битрикс24 можно также выгружать во внешние BI-системы — например, для объединения с данными склада, производства и финансов. Это делается через выгрузку в хранилище или через API. Подробнее — в руководстве по REST API.
Частая ошибка
Строить двадцать дашбордов, которые никто не открывает. Лучше три отчёта, которые руководитель смотрит каждую неделю и по которым принимает решения.
Другие ошибки:
- строить BI, пока данные в CRM неполные;
- не обновлять дашборды после изменения воронок и полей;
- путать плановые суммы сделок с фактическими оплатами;
- показывать всем всё — данные о выручке и марже нужны не каждому.
С чего начать
- Выпишите 3–5 вопросов, на которые руководитель хочет получать ответы.
- Проверьте, есть ли в CRM данные для ответа на каждый.
- Восполните пробелы: поля, источники, интеграция с 1С.
- Постройте первый дашборд и обсудите его на планёрке.
- Через месяц уберите то, что никто не смотрит, и добавьте то, чего не хватает.
Частые вопросы
Нужен ли аналитик, чтобы работать с BI-конструктором?
Для базовых дашбордов достаточно администратора CRM, который понимает данные. Для сложных отчётов с внешними источниками полезен аналитик.
Доступен ли BI-конструктор на всех тарифах?
Возможности зависят от тарифа Битрикс24 — уточняйте перед началом работы.
Можно ли спрашивать данные у ИИ вместо дашбордов?
Для разовых вопросов — да, подробнее в статье ИИ-аналитик для руководителя. Для регулярного контроля дашборды удобнее.
Хотите получить дашборды, по которым принимают решения? Начните с правильно настроенной CRM — мы поможем и с данными, и с отчётами.