Отчёты и аналитика продаж в Битрикс24: что смотреть руководителю
В Битрикс24 десятки отчётов, но руководителю нужны пять-шесть. Рассказываем, какие именно, как их читать, какие вопросы задавать по каждому и что сделать в CRM, чтобы отчёты показывали правду, а не то, что менеджеры успели заполнить.
Зачем отчёты, если и так всё понятно
Руководитель небольшого отдела часто уверен, что знает, как идут продажи: он слышит разговоры, видит счета, общается с менеджерами. Но интуиция плохо отвечает на вопросы «на каком этапе теряем больше всего клиентов», «какая реклама приносит оплаты, а не просто звонки», «почему у одного менеджера конверсия вдвое выше». Отчёты дают ответы на эти вопросы — если данные в CRM честные.
1. Воронка продаж
Сколько сделок на каждом этапе и какая конверсия между этапами. Ищите место, где конверсия резко падает, — там узкое место процесса.
Какие вопросы задавать:
- на каком переходе теряем больше всего сделок;
- изменилась ли конверсия по сравнению с прошлым месяцем;
- отличается ли воронка у разных менеджеров и направлений.
Например, если после «КП отправлено» до «Счёт» доходит малая доля сделок, проблема в КП, ценах или в том, что менеджеры не перезванивают после отправки. Подробнее о воронке — в статье как настроить воронку продаж.
2. План и факт
Сколько продано относительно плана по отделу и по каждому менеджеру. Смотрите не только на итог месяца, но и на темп: если к середине месяца выполнено 30% плана, есть время что-то изменить. Подробнее — в статье о плане продаж в Битрикс24.
3. Эффективность менеджеров
Число сделок, сумма, конверсия, средний чек, время на этапах. Важно сравнивать менеджеров с одинаковым потоком заявок: у того, кто работает с постоянными клиентами, конверсия всегда выше, чем у того, кто обрабатывает холодные заявки.
Хорошая практика — смотреть не только на итоговые продажи, но и на конверсию по этапам. Один менеджер может хорошо квалифицировать, но плохо закрывать, другой — наоборот. Это подсказывает, чему учить каждого. Подробнее — в статье о KPI менеджеров.
4. Источники клиентов
Откуда приходят не просто заявки, а оплаченные сделки. Для этого в сделках должен заполняться источник, а с сайта передаваться UTM-метки. Часто выясняется, что канал с самыми дешёвыми заявками приносит меньше всего оплат. Подробнее — в статьях об UTM-метках и о сквозной аналитике.
5. Причины проигрыша
Почему клиенты уходят. Если значительная часть сделок проиграна «по цене», это вопрос к ценообразованию или к работе с возражениями. Если «не дозвонились» — к скорости ответа и настойчивости.
Причины, которые выбирают менеджеры, не всегда совпадают с реальными. ИИ может проверить их по переписке и звонкам — подробнее в статье нейросеть для анализа продаж.
6. Активности
Звонки, письма, встречи, задачи. Не как самоцель, а чтобы понять, хватает ли менеджерам времени на клиентов. Мало звонков при большой воронке — сигнал, что менеджер перегружен или не работает с базой. Много звонков при низкой конверсии — вопрос к качеству разговоров. Подробнее о звонках — в статье о статистике звонков.
Как часто смотреть
| Периодичность | Что смотреть | Зачем |
|---|---|---|
| Ежедневно | Новые заявки без ответа, просроченные задачи | Не терять клиентов сегодня |
| Еженедельно | Воронка, план-факт, проблемные сделки | Управлять текущим месяцем |
| Ежемесячно | Источники, причины проигрыша, сравнение менеджеров | Принимать решения о рекламе, обучении, ценах |
| Ежеквартально | Динамика, средний чек, повторные продажи | Стратегия и планирование |
Как проводить планёрку по отчётам
- Начните с план-факта — где мы относительно цели.
- Посмотрите воронку — где застряли сделки.
- Разберите 3–5 крупных сделок под риском — что нужно сделать.
- Посмотрите просроченные задачи и заявки без ответа.
- Зафиксируйте решения задачами в CRM.
Планёрка по CRM, а не по таблице, — лучший сигнал команде, что система важна. Подробнее — в статье CRM для руководителя.
Когда встроенных отчётов мало
Если нужны сводные отчёты по нескольким системам (CRM, 1С, реклама), используют BI-конструктор Битрикс24 — он позволяет строить свои дашборды и объединять данные. Также можно выгружать данные в Excel или внешние BI-системы.
Главное условие
Отчёты показывают правду, только если менеджеры ведут сделки в CRM: переводят по этапам, заполняют сумму и причину проигрыша. Поэтому начинать стоит не с отчётов, а с правильно настроенной CRM.
Что помогает получить честные данные:
- все каналы подключены, заявки создаются автоматически;
- обязательные поля по этапам;
- ИИ заполняет карточки после звонков;
- роботы двигают сделки по событиям — оплатам, подписанию документов.
Частые ошибки
- Смотреть только итоговую выручку, не разбираясь, откуда она.
- Сравнивать менеджеров с разным потоком заявок.
- Строить десятки отчётов, которые никто не открывает.
- Делать выводы по месяцу с малым числом сделок — случайность сильнее закономерности.
Частые вопросы
Можно ли получать отчёты автоматически?
Да, отчёты можно закрепить на рабочем столе, а для регулярной сводки использовать уведомления или ИИ-аналитика — подробнее в статье ИИ-аналитик для руководителя.
Почему отчёт CRM не совпадает с 1С?
Обычно из-за того, что в CRM сумма сделки — плановая, а в 1С — фактическая оплата. Решение — интеграция, при которой оплаты из 1С попадают в CRM.
Хотите получить отчёты, которым можно доверять? Начните с внедрения Битрикс24 под ваш процесс.