Бизнес-процессы в Битрикс24: как создать и настроить

Роботы или бизнес-процессы

В Битрикс24 есть два инструмента автоматизации, и их часто путают.

Роботы настраиваются прямо на стадиях воронки. Сделка перешла на стадию — робот выполнил действие: поставил задачу, отправил письмо, изменил поле. Это просто и наглядно, настраивается без программиста.

Бизнес-процессы — это схемы с логикой: условия, ветвления, циклы, ожидание ответа сотрудника, переменные. Они запускаются не только по стадиям, но и вручную, по событию или из робота.

	Роботы	Бизнес-процессы
Где настраиваются	В воронке, на стадиях	В дизайнере бизнес-процессов
Логика	Последовательные действия, простые условия	Ветвления, циклы, параллельные ветки
Участие людей	Задачи и уведомления	Задания с выбором ответа: утвердить, отклонить
Для кого	Руководитель, администратор	Администратор, аналитик

Простое правило: если действие происходит, когда сделка переходит на стадию, начните с робота. Если нужна логика «согласовать у руководителя, а при отказе вернуть автору с комментарием», нужен бизнес-процесс. Примеры роботов — в статье 10 сценариев для отдела продаж.

Где создаётся бизнес-процесс

Шаблоны бизнес-процессов создаются для конкретного типа объекта: лидов, сделок, контактов, компаний, элементов смарт-процессов, документов на диске или универсальных списков. В настройках объекта открывается список шаблонов, там же создаётся новый.

Дизайнер собирает процесс из блоков: условия, задания сотрудникам, изменение полей, уведомления, паузы, вызов других процессов. Блоки перетаскиваются мышкой, программировать не нужно. Для нестандартных задач есть блок с PHP-кодом в коробочной версии и действия приложений из маркетплейса в облаке.

Как запускается процесс

Вручную — сотрудник нажимает «Запустить» в карточке. Подходит для заявок и согласований по требованию.
При создании объекта — например, каждая новая сделка автоматически проходит проверку.
При изменении объекта — процесс стартует при любом изменении карточки. Осторожно: такой запуск легко зациклить.
Из робота — на нужной стадии робот запускает шаблон бизнес-процесса. Это самый управляемый вариант.
Из другого процесса или через API — для сложных сценариев и интеграций.

Основные блоки

Условие — ветвление по значению поля: сумма больше порога, клиент из определённого региона.
Задание — сотрудник получает задание с вариантами ответа: «Утвердить», «Отклонить», «Отправить на доработку». Можно потребовать комментарий.
Изменение документа — заполнить поля карточки.
Уведомление и сообщение — в чат, на почту, в ленту.
Пауза — подождать нужное время или наступления даты.
Цикл — повторять действие, пока выполняется условие, например перебор участников согласования.
Параллельные ветки — согласование сразу у нескольких сотрудников.
Переменные и константы — хранить промежуточные значения и настройки процесса, которые удобно менять без правки схемы.

Пример: согласование скидки

Менеджер указывает в сделке скидку больше 10% и запускает процесс.
Процесс проверяет размер скидки: до 15% — руководителю отдела, больше — коммерческому директору.
Согласующий получает задание с кнопками «Согласовать» и «Отказать» и видит сумму, клиента и обоснование.
При согласовании скидка фиксируется в сделке, менеджер получает уведомление.
При отказе скидка сбрасывается, менеджер видит комментарий согласующего.
Если согласующий не ответил за рабочий день, процесс напоминает ему, а через два дня — эскалирует выше.

Такой процесс убирает согласования из мессенджеров и оставляет историю: кто, когда и почему принял решение.

Пример: заявка на закупку

Универсальный список «Заявки на закупку»: сотрудник заполняет форму — что купить, сколько, зачем, к какому сроку. Процесс отправляет заявку руководителю подразделения, затем в бухгалтерию на проверку бюджета, затем закупщику на исполнение. На каждом этапе инициатор видит статус. Подробнее о похожем процессе — в статье о согласовании счетов на оплату.

Бизнес-процесс со статусами

Для документов и заявок, которые проходят несколько состояний (черновик → на согласовании → утверждено → исполнено), есть бизнес-процессы со статусами. Для каждого статуса задаётся, что происходит при входе в него, кто может выполнять какие команды и как процесс переходит дальше. Такой процесс удобнее, когда документ может возвращаться на предыдущие шаги.

Где автоматизация чаще всего ломается

Зацикливание. Процесс запускается при изменении сделки и сам же её изменяет — запускается снова. Используйте запуск из робота или проверку условия в начале процесса.
Конкретный сотрудник вместо роли. В задании указан Иванов, Иванов уволился — процесс висит. Указывайте руководителя автора, ответственного по сделке или берите сотрудника из поля.
Нет веток на отказ и тайм-аут. Если не предусмотрено, что делать при отказе или молчании, процесс застрянет.
Слишком сложная схема. Процесс на сто блоков никто не сможет поддерживать. Лучше несколько простых процессов, вызывающих друг друга.
Нет журнала. Без записи ключевых шагов в историю сложно понять, где процесс остановился.
Изменения на рабочем процессе. Правки шаблона влияют на новые запуски; проверяйте изменения на тестовом объекте.

Как проектировать

Опишите процесс словами и нарисуйте схему: кто, что делает, в каком порядке, что при отказе.
Определите, какие данные нужны на входе и какие поля заполняются на выходе.
Начните с минимальной версии без редких исключений.
Протестируйте на нескольких тестовых объектах, включая отказы и тайм-ауты.
Обучите участников: где они получают задания и как отвечать.
Через месяц посмотрите статистику: сколько процессов зависло и почему.

Частые вопросы

На каких тарифах доступны бизнес-процессы?

Бизнес-процессы есть на коммерческих тарифах; возможности дизайнера и число процессов зависят от тарифа.

Можно ли запускать бизнес-процесс по расписанию?

Штатно — через паузы и циклы внутри процесса или через внешний вызов по API. Для регулярных действий также подходят регулярные задачи и приложения-роботы.

Как видеть, где сейчас процесс?

В карточке объекта отображаются запущенные процессы и их текущий шаг, а у администратора есть список всех запущенных процессов.

Когда нужна помощь

Если процессов много, они связаны с 1С или нужны действия, которых нет в стандартном наборе, понадобится разработка. У нас есть собственные приложения-роботы для Битрикс24: автоматизация задач, короткая пауза в роботах, робот смен и производственного календаря, робот текущего дня недели и месяца.

Настройку бизнес-процессов и роботов мы делаем в рамках внедрения Битрикс24, а нестандартные действия — в рамках разработки.