Роботы в CRM Битрикс24: 10 сценариев для отдела продаж
Роботы — самый простой способ автоматизировать CRM без программиста. Собрали десять сценариев, которые окупаются почти в любом отделе продаж, и для каждого объяснили, как его настроить, какие условия задать и где обычно ошибаются.
Как работают роботы
Робот срабатывает, когда сделка или лид попадает на этап, и выполняет действие: ставит задачу, отправляет письмо, меняет поле, уведомляет сотрудника. У робота можно задать:
- условие — выполнять, только если сумма больше порога, источник — сайт, город — Новосибирск;
- задержку — выполнить через 2 часа, через 3 рабочих дня, в определённое время;
- порядок — несколько роботов на одном этапе выполняются последовательно или параллельно.
Роботы настраиваются в воронке, на каждом этапе отдельно. Программировать не нужно.
1. Распределение новых заявок
Новая заявка → назначить ответственного по очереди или по правилу (город, продукт, источник).
Как настроить: на первом этапе робот «Изменить ответственного» с выбором из списка сотрудников по очереди. Для правил — несколько роботов с условиями: если город — Красноярск, ответственный такой-то.
Где ошибаются: забывают про отпуск и больничные. Человек в отпуске продолжает получать заявки. Нужно либо исключать его из очереди, либо использовать распределение с учётом статуса «на работе».
2. Контроль первого ответа
Если через 15 минут заявка всё ещё на первом этапе — уведомление руководителю.
Как настроить: робот уведомления с задержкой 15 минут и условием «сделка всё ещё на этом этапе». Задержку считайте в рабочем времени, иначе ночные заявки будут будить руководителя.
Почему это важно: скорость первого ответа сильно влияет на конверсию. Подробнее — в статье ИИ-контроль заявок.
3. Задача «перезвонить»
Сделка на этапе «КП отправлено» → через 2 рабочих дня задача менеджеру «уточнить решение».
Как настроить: робот «Создать задачу» с задержкой и сроком. В описании задачи — ссылка на КП и сумма сделки.
4. Письмо клиенту
На этапе «Счёт выставлен» → письмо со счётом и реквизитами. На этапе «Оплачено» → благодарность и следующие шаги.
Как настроить: робот отправки письма с шаблоном и вложением документа, сформированного из сделки. Подробнее — в статье о документах и шаблонах.
5. Напоминание об оплате
Если сделка на этапе «Счёт» дольше 5 дней — письмо или сообщение клиенту с напоминанием.
Где ошибаются: напоминание уходит клиенту, который уже оплатил, потому что оплата не отразилась в CRM. Нужна интеграция с 1С или банком, которая двигает сделку при оплате.
6. Уведомление о крупной сделке
Сумма больше заданной → уведомление руководителю, чтобы он подключился.
Как настроить: робот уведомления с условием по сумме. Порог удобно хранить в константе, чтобы менять без перенастройки.
7. Задача на отгрузку
Оплачено → задача складу или логисту с данными заказа: товары, адрес, контакт.
Как настроить: робот «Создать задачу» с подстановкой полей сделки в описание. Для производства — создание элемента смарт-процесса «Заказ».
8. Контроль зависших сделок
Сделка без активностей 7 дней → задача менеджеру и пометка для руководителя.
Как настроить: робот с задержкой и условием «нет запланированных дел». Пометку удобно делать полем — по нему строится отчёт о зависших сделках.
9. Повторная продажа
Через N месяцев после успешной сделки → новая сделка в воронке повторных продаж с задачей связаться.
Как настроить: на этапе «Успешно» робот с задержкой создаёт сделку в другой воронке. Подробнее — в статье о повторных продажах.
10. Сбор отзыва
Через неделю после завершения → сообщение клиенту с просьбой оценить работу.
Как настроить: робот отправки сообщения в мессенджер или письма со ссылкой на форму оценки. Низкая оценка → задача руководителю.
Сводная таблица
| Сценарий | Этап | Действие | Задержка |
|---|---|---|---|
| Распределение | Новая заявка | Ответственный | Сразу |
| Контроль ответа | Новая заявка | Уведомление руководителю | 15 минут |
| Перезвонить | КП отправлено | Задача | 2 рабочих дня |
| Письмо со счётом | Счёт выставлен | Письмо с документом | Сразу |
| Напоминание об оплате | Счёт выставлен | Письмо клиенту | 5 дней |
| Крупная сделка | Любой | Уведомление | Сразу |
| Отгрузка | Оплачено | Задача логисту | Сразу |
| Зависшая сделка | Любой | Задача и пометка | 7 дней |
| Повторная продажа | Успешно | Новая сделка | N месяцев |
| Отзыв | Успешно | Сообщение | 7 дней |
Роботы и триггеры
Роботы выполняют действия, а триггеры двигают сделку сами: клиент оплатил, открыл письмо, позвонил. Вместе они делают воронку автоматической.
Когда роботов мало
Для сложной логики с ветвлениями и согласованиями используют бизнес-процессы, а для задач, которых нет в стандартном наборе, — приложения. У нас есть свои: автоматизация задач, короткая пауза в роботах, робот смен и производственного календаря.
Советы
- Подписывайте роботов понятно: через полгода никто не вспомнит, зачем «Робот 7».
- Не дублируйте: два робота с одним действием создают двойные задачи.
- Используйте рабочее время в задержках и сроках.
- Проверяйте на тестовой сделке, прежде чем включать для всех.
- Ведите короткий список: какой робот, на каком этапе, что делает и зачем.
Частые вопросы
Срабатывают ли роботы, если сделку перевели на этап вручную?
Да, роботы срабатывают при любом попадании на этап — вручную, триггером или другим роботом.
Сработает ли робот повторно, если сделка вернулась на этап?
Да, при каждом попадании на этап. Если это нежелательно, используйте условие или поле-флаг.
Хотите настроить роботов под ваш процесс продаж? Это входит во внедрение Битрикс24.