CRM для тендеров: как вести закупки и не пропускать сроки
Тендерный отдел живёт в дедлайнах: пропустил срок подачи — потерял контракт. CRM помогает видеть все закупки, сроки и ответственных в одном месте, автоматически находить новые закупки и понимать, почему одни тендеры выигрываются, а другие — нет.
Почему таблицы не справляются
Закупки в Excel работают, пока их немного. Потом начинаются проблемы:
- забыли про срок подачи или разъяснений;
- не видно, кто какой закупкой занимается;
- документы разбросаны по почте и папкам;
- нет статистики: сколько подали, сколько выиграли, почему проиграли;
- новый сотрудник не понимает, что происходит с текущими закупками;
- нет связи с исполнением: выиграли, а дальше — снова в почте и мессенджерах.
Что даёт CRM
- все закупки — в одной воронке с этапами и ответственными;
- сроки подачи и разъяснений — с напоминаниями;
- документы — в карточке закупки;
- задачи юристу, финансисту и руководителю — со сроками;
- автоматическое появление новых закупок из ЕИС;
- отчёты по результатам и причинам проигрыша.
Этапы тендерной воронки
Найдена → Анализ документации → Решение об участии → Подготовка заявки → Подана → Итоги → Выиграна / Проиграна / Отказ от участия.
| Этап | Что происходит | Кто отвечает |
|---|---|---|
| Найдена | Закупка появилась в CRM | Тендерный специалист |
| Анализ | Изучение документации и требований | Специалист, юрист |
| Решение | Участвовать или нет, по какой цене | Руководитель |
| Подготовка | Сбор документов, обеспечение | Специалист, финансист |
| Подана | Заявка отправлена, ждём итогов | Специалист |
| Итоги | Победа, проигрыш, отказ | Специалист |
Поля карточки закупки
- номер и ссылка на закупку;
- закон: 44-ФЗ, 223-ФЗ или коммерческая;
- заказчик;
- начальная (максимальная) цена контракта;
- дата окончания подачи заявок;
- срок запроса разъяснений;
- обеспечение заявки и контракта;
- площадка;
- ответственный;
- предложенная цена и снижение;
- причина отказа или проигрыша;
- победитель и его цена — для аналитики.
Автоматизация
- поиск закупок по ключевым словам и автоматическое создание карточек — подробнее;
- напоминания о сроках подачи и разъяснений;
- задачи юристу и финансистам на этапах подготовки;
- чек-лист документов для подачи;
- отчёты по выигранным и проигранным закупкам.
Связь с продажами и исполнением
Выигранный тендер — это контракт, который нужно исполнить. Карточка закупки связывается со сделкой и проектом исполнения: видно, сколько принёс каждый тендер и как идёт выполнение. Подробнее — в статье о тендерном отделе в CRM.
Какие отчёты смотреть
- воронка: найдено → проанализировано → подано → выиграно;
- доля побед по заказчикам, регионам, видам закупок;
- среднее снижение цены от НМЦК;
- причины отказа от участия и проигрыша;
- загрузка сотрудников.
Эти отчёты помогают решить, в каких закупках участвовать, а какие лучше пропускать, чтобы не тратить ресурсы впустую.
Сделка или смарт-процесс
Тендеры можно вести в отдельной воронке сделок или в смарт-процессе. Воронка сделок проще и удобна, если тендер — это вид продажи. Смарт-процесс удобнее, если у тендера свои поля и логика, а сделка создаётся только при победе. Подробнее — в статье о смарт-процессах.
Готовое решение или настройка с нуля
Мы сделали для тендерных отделов готовые приложения: «CRM для тендеров: лёгкий старт» и «Отслеживание тендеров в ЕИС». Они дают воронку, поля и автоматический поиск закупок сразу после установки. Если процесс нестандартный — дорабатываем под вас.
| Готовое решение | Настройка с нуля | |
|---|---|---|
| Срок запуска | Быстро | Дольше |
| Соответствие процессу | Типовой процесс | Ваш процесс |
| Стоимость | Ниже | Выше |
| Доработки | Возможны поверх | Всё под вас |
Частые ошибки
- вести тендеры в общей воронке продаж — путается аналитика;
- не фиксировать причины проигрыша — нет выводов;
- не ставить внутренние сроки с запасом — документы готовят в последний день;
- не связывать победу с исполнением контракта.
Частые вопросы
Подходит ли для коммерческих закупок?
Да, воронка и поля подходят для любых закупок; поиск в ЕИС касается государственных и корпоративных закупок, размещаемых там.
Можно ли вести закупки нескольких юрлиц?
Да, для этого в карточку добавляется поле организации-участника.
Готовое решение на Битрикс24 — CRM для тендеров.