Тендерный отдел в CRM: как распределить роли и контролировать работу

Роли

• тендерный специалист — поиск, анализ, подготовка и подача заявки;
• юрист — проверка документации и проекта контракта;
• финансист — обеспечение заявки и контракта, расчёт цены;
• руководитель — решение об участии и о цене;
• технический специалист — проверка технического задания и возможности исполнения;
• исполнители — после победы.

В CRM у каждой роли свои задачи и права: юрист видит закупки на этапе анализа, финансист — на этапе обеспечения, руководитель — всё.

Маршрут подготовки заявки

1. Анализ документации → задача юристу, финансисту и техническому специалисту со сроком.
2. Решение об участии → согласование руководителем: участвовать или нет, минимальная цена.
3. Подготовка документов → чек-лист обязательных документов.
4. Обеспечение → задача финансисту: внести обеспечение или оформить гарантию.
5. Подача → фиксация даты и цены.
6. Итоги → результат, цена победителя, причина проигрыша.

Каждый шаг — задача в CRM со сроком, привязанная к карточке закупки. Маршрут можно автоматизировать бизнес-процессом — подробнее в статье о бизнес-процессах.

Чек-лист документов

Типовой набор зависит от закупки, но основу можно держать шаблоном:

• выписка из реестра или учредительные документы;
• декларации соответствия требованиям;
• документы, подтверждающие опыт;
• сертификаты и лицензии, если нужны;
• техническое предложение;
• ценовое предложение;
• документы по обеспечению.

Чек-лист в задаче показывает, что готово, а что нет, и не даёт забыть документ в последний момент. Подробнее о шаблонах задач — в статье о шаблонах и регулярных задачах.

Контроль сроков

• срок подачи заявки — главный;
• срок запроса разъяснений;
• сроки внутренних согласований — с запасом;
• срок внесения обеспечения.

Роботы напоминают ответственным и руководителю, если что-то застряло. Полезно ставить внутренний дедлайн подачи за один-два рабочих дня до официального, чтобы оставался запас на технические проблемы с площадкой.

Событие	Напоминание
За 5 дней до окончания подачи	Специалисту и руководителю
За 3 дня	Если документы не готовы — руководителю
За 1 день	Финальная проверка, подача
Срок разъяснений	За 2 дня — специалисту

Права и конфиденциальность

Ценовые решения и минимальная цена — чувствительная информация. Настройте права так, чтобы её видели только те, кому нужно. Подробнее — в статье о правах доступа в CRM.

Аналитика

• сколько закупок найдено, проанализировано, подано, выиграно;
• причины отказа от участия и проигрыша;
• средняя скидка от начальной цены;
• цены победителей по похожим закупкам;
• загрузка сотрудников.

По этим данным видно, где отдел тратит силы впустую: например, много анализирует закупки, в которых потом не участвует, или стабильно проигрывает по цене одному конкуренту.

После победы

Выигранная закупка превращается в проект исполнения контракта — смарт-процесс со своими этапами: подписание контракта, поставка или выполнение работ, приёмка, оплата. Исполнители получают задачи, а тендерный специалист видит, что контракт исполняется.

Важно не терять сроки и после победы: подписание контракта, внесение обеспечения исполнения, сроки поставки — за всё это предусмотрены санкции.

Как внедрить

1. Опишите роли и маршрут — кто, что и когда делает.
2. Настройте воронку и поля закупки — подробнее в статье о CRM для тендеров.
3. Подключите автоматический поиск закупок — подробнее в статье о поиске тендеров в ЕИС.
4. Настройте задачи, чек-листы и напоминания.
5. Перенесите текущие закупки из таблиц.
6. Через месяц посмотрите аналитику и уточните фильтры и маршрут.

Частые вопросы

Подходит ли это небольшому отделу из одного-двух человек?

Да. Даже одному специалисту CRM помогает не пропускать сроки и видеть историю, а руководителю — понимать, что происходит.

Можно ли хранить документацию закупки в CRM?

Да, файлы прикрепляются к карточке, а для больших объёмов можно использовать связанную папку на диске.

Поможем выстроить работу отдела — CRM для тендеров.