Смарт-процессы в Битрикс24: 7 примеров, где они нужны
Смарт-процессы позволяют вести в CRM не только продажи, но и любые другие процессы со своими этапами и полями. Собрали семь примеров, которые чаще всего настраиваем клиентам, — с этапами, полями, связями и автоматизацией, чтобы их можно было взять за основу.
Что такое смарт-процесс
Это свой тип объекта в CRM — как сделка, но для любого процесса: со своими этапами, полями, роботами и правами. Он может быть связан со сделками, контактами, компаниями и другими смарт-процессами. Общее описание — в статье о смарт-процессах в CRM.
Ниже — примеры. Для каждого указаны этапы, ключевые поля, связи и автоматизация.
1. Договоры
Этапы: подготовка → согласование юристом → согласование финансистом → согласование директором → на подписи у клиента → подписан → архив.
Поля: номер, тип договора, сумма, срок действия, файл договора, замечания юриста.
Связи: сделка, компания.
Автоматизация: на каждом этапе — задача согласующему со сроком; при подписании — переход связанной сделки на следующий этап; за месяц до окончания срока — задача менеджеру о продлении.
Подробнее — в статье о согласовании договоров.
2. Закупки
Этапы: заявка от отдела → согласование бюджета → выбор поставщика → заказ оформлен → в пути → получено.
Поля: что закупаем, количество, бюджет, отдел-заказчик, поставщик, ожидаемая дата.
Связи: компания-поставщик, сотрудник-заказчик.
Автоматизация: уведомление заказчику на каждом этапе; задача бухгалтерии на оплату после выбора поставщика; напоминание, если поставка задерживается.
Видно, где застряли заявки и сколько тратит каждый отдел. Подробнее — в статье о согласовании счетов на оплату.
3. Рекламации и возвраты
Этапы: обращение → разбор → решение → исполнение → закрыто.
Поля: товар, номер заказа, описание проблемы, фото, решение (ремонт, замена, возврат денег), сумма компенсации.
Связи: исходная сделка, контакт, компания.
Автоматизация: задача ответственному за качество с коротким сроком; уведомление менеджеру клиента; при решении «возврат» — задача бухгалтерии.
Каждый случай связан с исходной сделкой и клиентом, поэтому видно, у каких товаров и поставщиков чаще всего проблемы.
4. Проекты после продажи
Этапы: старт → сбор данных → выполнение → сдача → закрыт.
Поля: состав работ, руководитель проекта, плановая и фактическая дата, бюджет.
Связи: выигранная сделка, компания.
Автоматизация: сделка выиграна → автоматически создаётся элемент «Проект»; при старте — задачи команде по шаблону; при сдаче — акт клиенту и запрос отзыва.
Продажи и исполнение разделены: менеджер отвечает за продажу, руководитель проекта — за выполнение, и у каждого свои отчёты.
5. Поставки и логистика
Этапы: заказ поставщику → подтверждён → в пути → на таможне → на складе.
Поля: поставщик, состав, номер отправления, ожидаемая дата, перевозчик.
Связи: сделки клиентов, которые ждут этот товар.
Автоматизация: при поступлении на склад — уведомления менеджерам связанных сделок. Менеджеры по продажам видят, когда придёт товар, и могут честно отвечать клиентам. Подробнее — в статье о Битрикс24 для логистики.
6. Тендеры
Этапы: найдена закупка → анализ → решение об участии → подготовка заявки → подача → результат.
Поля: номер извещения, площадка, заказчик, НМЦК, обеспечение, дата окончания подачи.
Связи: компания-заказчик, сделка при победе.
Автоматизация: задачи на подготовку документов со сроками от даты подачи; напоминания за несколько дней до окончания подачи.
Мы сделали на этом готовое решение — CRM для тендеров и приложение для автоматического поиска тендеров в ЕИС.
7. Заявки сотрудников
Этапы: заявка → согласование руководителем → согласование HR или бухгалтерией → исполнение → закрыто.
Поля: тип заявки (отпуск, командировка, оборудование), даты, сумма, обоснование.
Связи: сотрудник.
Автоматизация: маршрут согласования зависит от типа заявки; после согласования — задачи исполнителям. Подробнее — в статье об онбординге сотрудников.
Сравнение примеров
| Пример | Связь с выручкой | Главная польза |
|---|---|---|
| Договоры | Косвенная | Скорость согласования, контроль сроков |
| Закупки | Нет | Прозрачность расходов |
| Рекламации | Косвенная | Качество и удержание клиентов |
| Проекты | Да | Разделение продаж и исполнения |
| Поставки | Косвенная | Честные сроки для клиентов |
| Тендеры | Да | Не пропускать сроки подачи |
| Заявки сотрудников | Нет | Порядок во внутренних процессах |
Когда смарт-процесс лучше сделки
- процесс не связан напрямую с выручкой;
- у процесса свои этапы и ответственные;
- нужно отделить отчётность по процессу от воронки продаж.
Когда лучше обычная сделка
Если это всё-таки продажа — пусть и другого продукта, — заведите отдельную воронку сделок: так проще считать выручку и сравнивать направления. Подробнее — в статье о нескольких воронках.
Как начать
- Выберите процесс, который сейчас живёт в почте, мессенджерах и таблицах.
- Нарисуйте этапы и участников.
- Определите минимальный набор полей.
- Настройте смарт-процесс и роботов, проверьте на тестовом элементе.
- Перенесите текущие записи — для загрузки из таблиц удобно приложение «Импорт смарт-сущностей из CSV».
Поможем спроектировать и настроить смарт-процессы под ваши задачи в рамках внедрения Битрикс24.