Карточка сделки: какие поля нужны, а какие мешают работать
Карточка сделки — место, где менеджер проводит большую часть рабочего дня. Если в ней тридцать полей, половина из которых никому не нужна, менеджер перестаёт заполнять и нужные. Разбираем, как собрать карточку, которую заполняют, и по которой строятся честные отчёты.
Правило одного вопроса
Для каждого поля задайте вопрос: «Какое решение мы примем на основе этого поля или какой отчёт по нему построим?» Если ответа нет — поле не нужно.
Это правило отсекает поля «на всякий случай», которые появляются при каждом совещании: «А давайте ещё записывать, откуда клиент узнал о выставке». Если никто не будет смотреть отчёт по этому полю, оно только отнимет у менеджера время.
Минимальный набор полей сделки
- Сумма и валюта — для прогноза выручки и плана продаж.
- Источник — откуда пришёл клиент, для оценки рекламы.
- Ответственный — кто ведёт сделку.
- Товары или услуги — что именно продаём.
- Предполагаемая дата закрытия — для прогноза.
- Причина проигрыша — обязательна при закрытии сделки как проигранной.
К этому почти всегда добавляются контакт и компания клиента — они привязываются к сделке, а не дублируются полями.
Поля по отрасли
| Отрасль | Полезные поля |
|---|---|
| Производство | Объём партии, срок изготовления, тип изделия |
| Услуги | Формат работы, дата начала, длительность |
| Опт | Тип клиента, условия оплаты, склад отгрузки |
| Строительство | Объект, адрес, этап работ |
| Тендеры | Номер закупки, дата окончания подачи, НМЦК — см. CRM для тендеров |
| B2B с долгим циклом | Лицо, принимающее решение, бюджет, срок закупки |
Поля для квалификации
Для сделок с долгим циклом полезно фиксировать, насколько клиент готов к покупке. Минимальный набор:
- есть ли бюджет и какой;
- кто принимает решение;
- когда планируется покупка;
- какая потребность или проблема.
Эти поля хорошо заполняются ИИ из первого разговора. Подробнее — в статье о квалификации лидов.
Типы полей: список лучше текста
Самая частая ошибка — текстовое поле там, где нужен список. Если менеджеры вписывают город руками, в отчёте окажутся «Новосибирск», «Нск», «г. Новосибирск» и «новосиб». Используйте:
- списки — для всего, по чему строятся отчёты: отрасль, город, источник, причина отказа;
- даты — для сроков;
- числа и деньги — для объёмов и сумм;
- привязки — к сотрудникам, компаниям, элементам смарт-процессов;
- текст — только для комментариев и описаний.
Обязательность по этапам
В Битрикс24 поле можно сделать обязательным не сразу, а с определённого этапа. Например, «Сумма» обязательна с этапа «КП отправлено», а «Дата оплаты» — с этапа «Счёт выставлен». Так менеджер не заполняет то, чего ещё не знает, но и не может двинуть сделку дальше без нужных данных.
Если нужно запретить менеджеру менять поле после определённого этапа — например, сумму после выставления счёта, — это делается правами или приложением. Мы сделали для этого приложение «Блокировка полей для редактирования» — подробнее в статье об обязательных полях и блокировке.
Группы и порядок
Сгруппируйте поля по смыслу: «О сделке», «Доставка», «Документы». Самое важное — наверху. Редко используемое — в свёрнутых разделах. Помните, что карточку открывают и в мобильном приложении, где длинный список полей особенно неудобен.
Разным ролям можно показывать разные поля: логисту важна доставка, бухгалтеру — оплата, менеджеру — потребность и сроки.
Пусть заполняет ИИ
Часть полей можно не заполнять руками вообще: BitrixGPT после звонка переносит в карточку бюджет, сроки и потребность. Чтобы это работало:
- называйте поля понятно, без сокращений: «Бюджет клиента», а не «БК»;
- добавляйте описание поля — что именно туда записывать;
- для списков используйте понятные значения.
Подробнее — в статье ИИ заполняет карточку сделки.
Пусть заполняют роботы
Другие поля можно заполнять роботами: дату перехода на этап, ответственного логиста, номер счёта из 1С, сумму оплаты. Чем больше полей заполняется автоматически, тем меньше ручной работы и ошибок.
Типичные ошибки
- Дублирующие поля: «Город», «Город клиента», «Город доставки» без понятной разницы.
- Текстовые поля там, где нужен список: потом невозможно построить отчёт.
- Поля «на всякий случай», которые никто не смотрит.
- Обязательные поля на первом этапе, когда информации ещё нет.
- Поля, которые дублируют данные контакта или компании: телефон, ИНН, адрес.
- Старые поля, которые давно не используются, но висят в карточке.
Как проверить карточку
Попросите менеджера провести сделку от заявки до оплаты и засеките, сколько полей он заполнил и сколько из них потом понадобилось. Обычно половину можно убрать или скрыть.
Ещё одна проверка — выгрузите сделки за квартал и посмотрите заполненность каждого поля. Поля, заполненные меньше чем в трети сделок, либо не нужны, либо неудобны.
Частые вопросы
Удалять поля или скрывать?
Если в поле есть исторические данные, лучше скрыть из карточки. Если поле пустое и не используется — удалить.
Сколько полей нормально?
Нет правильного числа, но если менеджер тратит на заполнение карточки больше пары минут после звонка, полей слишком много или их нужно отдать ИИ.
Хотите, чтобы карточка сделки была удобной для менеджеров и полезной для руководителя? Это часть внедрения Битрикс24.