Смарт-процессы в CRM Битрикс24
Лиды и сделки хорошо описывают продажу, но у компании есть и другие процессы: заказы на производстве, договоры, рекламации, объекты недвижимости, заявки на закупку. Смарт-процессы позволяют завести под каждый из них свою сущность со своими полями, стадиями и автоматизацией.
Что такое смарт-процесс
Смарт-процесс — это пользовательский тип элемента в CRM Битрикс24. По сути, вы создаёте свою «сделку», но под другую задачу: со своим названием, полями, воронками, стадиями, правами и роботами.
Например, у производственной компании продажа ведётся в сделках, а после оплаты начинается заказ на производство. У заказа свои этапы (раскрой, сборка, контроль качества, упаковка), свои ответственные и сроки. Если пытаться вести это в той же сделке, воронка разрастается до двадцати стадий, а менеджеры путаются. Смарт-процесс «Производственный заказ», связанный со сделкой, решает задачу аккуратно.
Чем смарт-процесс отличается от сделки
| Сделка | Смарт-процесс | |
|---|---|---|
| Назначение | Продажа клиенту | Любой процесс компании |
| Название | Фиксированное | Своё: «Договор», «Рекламация», «Объект» |
| Воронки и стадии | Да | Да |
| Свои поля | Да | Да |
| Связи с другими сущностями | Контакты, компании | Любые: сделки, контакты, другие смарт-процессы |
| Роботы и бизнес-процессы | Да | Да |
| Товары, счета | Да | Включаются в настройках |
Главное отличие — гибкость связей. Смарт-процесс можно привязать к сделке, контакту, компании или другому смарт-процессу, и связанные элементы будут видны в карточках друг друга.
Где смарт-процессы особенно полезны
Производство
Сделка → производственный заказ → отгрузка. У заказа поля «изделие», «количество», «материалы», «срок готовности», стадии по цехам. Когда заказ готов, робот переводит связанную сделку на стадию «К отгрузке». Подробнее — в статье о Битрикс24 для производства.
Договоры и согласования
Смарт-процесс «Договор» с маршрутом согласования: юрист, финансист, директор. Каждый этап — стадия с ответственным и сроком. Связан со сделкой и компанией. Подробнее — в статье о согласовании договоров.
Сервис и рекламации
Обращение клиента по гарантии: приём, диагностика, ремонт или замена, закрытие. Связано с контактом и исходной сделкой, чтобы видеть, что и когда покупал клиент.
Объекты
Агентство недвижимости ведёт объекты: адрес, площадь, этаж, цена, фото. Сделка с покупателем связывается с объектом, и по каждому объекту видно, сколько было показов и предложений.
Тендеры
Отдельная сущность под закупки: номер извещения, площадка, обеспечение, сроки подачи. Подробнее — в статье о тендерном отделе в CRM.
Больше примеров — в статье 7 примеров использования смарт-процессов.
Как создать смарт-процесс
- В CRM откройте раздел смарт-процессов и создайте новый тип.
- Дайте понятное название — его увидят сотрудники в меню и карточках.
- Включите нужные опции: воронки и стадии, привязку к контактам и компаниям, товары, связь со сделками, роботов.
- Настройте поля карточки: только те, что действительно нужны на этапах процесса.
- Создайте стадии, отражающие реальные этапы, включая финальные — успех и отказ.
- Настройте права: кто видит, создаёт, редактирует и удаляет элементы.
- Добавьте роботов и проверьте процесс на тестовом элементе.
Проектирование: что продумать до настройки
- Где начинается и заканчивается процесс. Что запускает создание элемента: ручное действие, стадия сделки, письмо, форма?
- Кто участвует. Роли на каждом этапе и кто отвечает за переход дальше.
- Какие данные нужны. На каждой стадии — какие поля должны быть заполнены, чтобы двигаться дальше.
- Какие связи. С чем связан элемент и какие данные нужно видеть из связанной карточки.
- Какие отчёты. Что руководитель захочет посчитать: сроки, количество, загрузку сотрудников.
Нарисуйте схему на бумаге или в доске и согласуйте с участниками процесса. Это дешевле, чем переделывать настроенную сущность.
Автоматизация смарт-процессов
В смарт-процессах работают те же роботы и триггеры, что и в сделках:
- создать элемент смарт-процесса из сделки при переходе на стадию;
- поставить задачу ответственному этапа;
- отправить уведомление клиенту по почте или в мессенджер;
- изменить стадию связанной сделки, когда процесс завершён;
- запустить бизнес-процесс согласования.
Для сложных сценариев используются бизнес-процессы: циклы, условия, параллельные согласования. Подробнее — в статье о бизнес-процессах.
Данные из связанных элементов
Роботы могут читать поля связанной сделки или контакта и подставлять их в смарт-процесс: сумму, адрес доставки, ответственного менеджера. Так не приходится дублировать ввод.
Импорт данных
Если у вас уже есть реестр в Excel — список объектов, договоров, оборудования, — его можно загрузить в смарт-процесс. Для регулярной загрузки из CSV мы сделали приложение «Импорт смарт-сущностей из CSV»: оно сопоставляет колонки файла с полями и обновляет существующие элементы, а не создаёт дубли.
Частые ошибки
- Смарт-процесс вместо воронки. Если процесс — это та же продажа, но другого продукта, достаточно отдельной воронки сделок.
- Слишком много сущностей. Пять смарт-процессов на компанию из десяти человек — признак переусложнения.
- Нет связей. Элементы, не связанные со сделками и клиентами, превращаются в изолированные списки.
- Права не настроены. По умолчанию доступ может быть шире, чем нужно.
Частые вопросы
На каких тарифах доступны смарт-процессы?
Смарт-процессы есть на коммерческих тарифах, количество и возможности зависят от тарифа. Уточняйте актуальные условия перед проектированием.
Можно ли строить отчёты по смарт-процессам?
Да, стандартными отчётами CRM и в BI-конструкторе, где можно объединять данные смарт-процессов и сделок.
Можно ли работать со смарт-процессами через API?
Да, через универсальные методы crm.item.*. Подробнее — в руководстве по REST API.
Если нужно спроектировать и настроить смарт-процессы под ваши процессы, мы внедрим Битрикс24 под ключ.