Настройка Битрикс24 с нуля: пошаговый план
Настроить Битрикс24 можно за вечер, а можно так, что через полгода им никто не пользуется. Разница — в порядке действий и в том, насколько настройка совпадает с реальной работой компании. Собрали пошаговый план с объяснением, зачем нужен каждый шаг.
Шаг 0. Решите, зачем вам Битрикс24
Прежде чем открывать настройки, запишите три-пять целей. Например: «не терять заявки из мессенджеров», «видеть, на каком этапе каждая сделка», «сократить время на подготовку счетов», «понимать, почему проигрываем». Цели определяют, что настраивать в первую очередь и что можно отложить.
Без целей настройка превращается в включение всех возможностей подряд — и система получается сложной для всех.
Шаг 1. Структура компании и сотрудники
Создайте отделы и пригласите сотрудников. Структура нужна не для красоты: от неё зависят права доступа, распределение заявок, отчёты и маршруты согласований. У каждого отдела укажите руководителя — бизнес-процессы будут отправлять ему задания.
Пригласите сначала тех, кто будет работать в CRM, и руководителей. Остальных — когда настроите основное.
Шаг 2. Решите, как будете работать с заявками
В CRM Битрикс24 два подхода: с лидами (сначала обращение квалифицируется, потом становится сделкой) и без лидов (сразу сделка). Для большинства небольших компаний проще работать без лидов: меньше лишних шагов и путаницы. Подробнее — в статье лиды или сделки.
Шаг 3. Воронка продаж
Опишите этапы, через которые проходит клиент, — обычно 5–8. Для разных направлений (например, опт и розница, новые клиенты и повторные продажи) лучше сделать отдельные воронки, чем одну с десятью ветками.
Каждый этап должен отвечать на вопрос «что произошло с клиентом», а не «что сделал менеджер». Хорошо: «КП отправлено», «Счёт выставлен». Плохо: «Работа с клиентом», «В процессе». Подробнее — в статьях как настроить воронку и о нескольких воронках.
Шаг 4. Поля карточки
Добавьте только те поля, по которым вы принимаете решения или строите отчёты. Лишние поля — главная причина, почему менеджеры не заполняют CRM.
Проверка для каждого поля: «Кто будет смотреть на это значение и что он будет делать по-другому?» Если ответа нет, поле не нужно. Подробнее — в статье о карточке сделки.
Шаг 5. Каналы связи
Подключите всё, откуда приходят клиенты:
- телефонию с записью звонков;
- почту — общие ящики и ящики менеджеров;
- мессенджеры через открытые линии: Telegram, MAX, ВКонтакте и другие;
- формы сайта и онлайн-чат;
- маркетплейсы и площадки объявлений, если оттуда идут заявки.
Проверьте каждый канал тестовым обращением: появилась ли сделка, правильно ли указан источник, назначен ли ответственный.
Шаг 6. Товары и документы
Если вы продаёте товары или типовые услуги, заведите каталог или настройте его синхронизацию с 1С. Загрузите шаблоны счёта, КП и договора — тогда документы будут формироваться из сделки. Подробнее — в статье о документах и шаблонах.
Шаг 7. Роботы
Минимальный набор:
- распределение новых заявок по менеджерам;
- задача на перезвон, если клиент не ответил;
- контроль зависших сделок — задача, если сделка на этапе дольше нормы;
- уведомление руководителю о крупных сделках;
- обязательная причина отказа при проигрыше.
Больше идей — в статье 10 сценариев роботов для отдела продаж.
Шаг 8. Права доступа
Менеджер видит свои сделки, руководитель отдела — сделки отдела, директор — всё. Отдельно продумайте, кто может удалять записи, экспортировать базу и менять настройки. Экспорт и удаление стоит оставить только руководителям. Подробнее — в статье о правах доступа в CRM.
Шаг 9. Перенос данных
Импортируйте клиентов и открытые сделки из Excel или старой CRM. Перед импортом почистите дубли — иначе они переедут вместе с данными. Приведите телефоны к одному формату и проверьте, что у каждого клиента есть ответственный. Подробнее — в статье об импорте клиентов из Excel.
Шаг 10. Обучение и запуск
Короткое обучение по ролям: менеджеры — работа со сделками и задачами, руководители — отчёты и контроль. Назначьте день, после которого заявки принимаются только в CRM, — и уберите альтернативы: никаких таблиц и пересылки заявок в мессенджеры. Подробнее — в статье об обучении сотрудников.
Шаг 11. Первые две недели
Каждый день смотрите, как команда работает в CRM, и правьте неудобства. Именно в это время закладывается привычка. Соберите вопросы и сложности менеджеров — по ним станет ясно, что упростить.
Чек-лист настройки
| Шаг | Готово, если |
|---|---|
| Структура | Отделы созданы, у каждого есть руководитель |
| Режим CRM | Решено, работаем с лидами или без |
| Воронки | Этапы описывают состояние клиента, их 5–8 |
| Поля | Каждое поле кому-то нужно для решения или отчёта |
| Каналы | Тестовые обращения из всех каналов создали сделки |
| Документы | Счёт и КП формируются из сделки |
| Роботы | Новые заявки распределяются, зависшие сделки контролируются |
| Права | Менеджер не видит чужое, экспорт ограничен |
| Данные | Клиенты перенесены без дублей |
| Обучение | Все прошли обучение, назначен день запуска |
Когда звать интегратора
Если у вас несколько направлений продаж, связка с 1С, телефония с несколькими номерами или нужен ИИ — быстрее и дешевле настроить с партнёром, чем переделывать. Подробнее — в статье внедрение самостоятельно или с партнёром.
Частые вопросы
Сколько времени занимает настройка с нуля?
Простую конфигурацию для небольшого отдела — от одной-двух недель. С интеграциями и несколькими отделами — от месяца.
Можно ли начать с бесплатного тарифа?
Для знакомства — да. Для работы отдела продаж с телефонией, роботами и интеграциями нужен коммерческий тариф. Подробнее — в статье о тарифах.
Хотите, чтобы настройку сделали под ваш процесс? Внедрим Битрикс24 под ключ.